Veja
como tornar suas reuniões mais produtivas e não desmotivar a equipe
Dentro dos elevadores de uma grande empresa só existem dois
consensos: a indecisão
sobre o clima e a inutilidade
das horas que passamos em reunião. Frases como "tenho tanta reunião que não consigo
trabalhar" são tão assustadoramente comuns que, em alguns lugares nos
Estados Unidos, medidas como tirar todas as cadeiras da sala para impedir que as
discussões se estendam começaram a ser adotadas.
A americana Gina Trapani, outra
estudiosa do tema e autora do livro Upgrade Your Life (com dicas sobre como ser mais
eficiente no trabalho), diz que o problema real é a "reuniãotite",
doença comum em grandes companhias. A boa notícia é que dá, sim, para diminuir
a quantidade e também transformar aquelas reuniões que são mesmo necessárias em
momentos produtivos, com resultados concretos.
Veja como deveria ser a reunião perfeita:
A reunião perfeita...
... tem objetivo definido.
Se todo mundo que participa já
chega sabendo o objetivo da reunião, será mais fácil sair da sala com um
resultado.
... tem até seis pessoas.
Todas indispensáveis. Quanto
menor o grupo, melhor. O ideal é reunir só os líderes, as pessoas que podem participar da decisão. Seis participantes é
o máximo para que a reunião seja eficiente.
... acontece em uma sala
fechada.
Lugares descontraídos podem ser
ótimos para os processos criativos, mas na hora de tomar
decisões, é importante que todo
mundo esteja bem focado.
... é marcada para
segunda-feira.
A proximidade com o fim de
semana deixa as pessoas com a cabeça em outras coisas. Começar a semana com
reunião permite dar andamento às decisões tomadas naquela semana.
... dura das 10h30 às 11h30.
Reunião eficiente tem hora para começar e acabar - e precisa ser respeitada. O atraso pode ser de, no máximo, cinco minutos.
Reunião eficiente tem hora para começar e acabar - e precisa ser respeitada. O atraso pode ser de, no máximo, cinco minutos.
...
tem pauta predefinida, com tempo estipulado para cada item.
Para não estourar o tempo, controle item por item. Uma dica é deixar as pautas sempre online para que todos possam ter acesso. Empresas como Google usam um imenso relógio projetado na parede, mostrando o tempo de cada item da pauta.
Para não estourar o tempo, controle item por item. Uma dica é deixar as pautas sempre online para que todos possam ter acesso. Empresas como Google usam um imenso relógio projetado na parede, mostrando o tempo de cada item da pauta.
... não tem celular nem computador.
Para não desviar a atenção de outros temas que não os da reunião, evite entrar com celulares, smartphones e outros dispositivos. Eles podem devem ajudar apenas para controlar itens relacionados à pauta.
Para não desviar a atenção de outros temas que não os da reunião, evite entrar com celulares, smartphones e outros dispositivos. Eles podem devem ajudar apenas para controlar itens relacionados à pauta.
Por: José Eduardo da Costa
Fonte: Exame.com
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